Pubblicato in Gazzetta Ufficiale (n. 8 del 12 gennaio 2015) il decreto dello scorso novembre con le nuove regole tecniche per la gestione e la conservazione sicura e corretta di documenti con strumenti informatici e telematici, l'ultimo tassello per la piena applicazione del Codice dell'Amministrazione digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005). Il decreto stabilisce tutte le modalità con le quali produrre un file digitale che abbia pieno valore legale, sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni e 18 mesi sono il tempo tecnico concesso alle pubbliche amministrazioni per l'adeguamento e lo switch off dal cartaceo al digitale.

Nel decreto è scritto espressamente che il documento informatico non è solo un .pdf o l'immagine digitale di un documento cartaceo acquisita con lo scanner, ma che sono da considerare documenti informatici anche i flussi informativi giuridicamente rilevanti, ovviamente opportunamente resi statici e immodificabili, come definito nelle Regole tecniche.

L'inserimento nel documento, fin dalla sua formazione, di metadati obbligatori è invece indispensabile per l'efficiente gestione dei documenti delle pubbliche amministrazioni, ma anche per la pubblicazione del patrimonio informativo pubblico come open data. A questo proposito, il Manuale di gestione, redatto a cura del Responsabile della gestione documentale di ogni pubblica amministrazione, dovrà disciplinare i motivi di adozione, i formati utilizzati, le aggregazioni documentali informatiche presenti nel sistema di gestione, i registri o repertori informatici e le misure di sicurezza da adottare.

In questo modo, le nuove regole garantiscono una maggiore sistematicità e completezza nella normativa italiana dedicata alla digitalizzazione documentale e, insieme alle norme sulla trasparenza amministrativa, sulla fatturazione elettronica, sullo SPID (Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale), costituiscono un deciso passo avanti verso l'eliminazione progressiva della carta in maniera sicura e garantita.

Vai al testo in Gazzetta Ufficiale

Valenzano, 26 gennaio 2015