L'Agenzia per l'Italia Digitale ha pubblicato l'ultima versione delle linee guida che illustrano le procedure e gli strumenti per l'avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle PA, secondo quanto disposto dal Codice dell'amministrazione digitale (CAD). Il documento ha lo scopo di fornire alle amministrazioni pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti. 

Il CAD infatti stabilisce il preciso obbligo per le pubbliche amministrazioni di produrre i documenti esclusivamente in modalità informatica, stabilendo così che la dematerializzazione dei flussi documentali non è solo un'opportunità per raggiungere maggiore efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma un preciso e improrogabile precetto normativo.

Per i documenti informatici però, sono richiesti particolari accorgimenti in grado di garantire, durante l'intero ciclo di gestione, il mantenimento del loro valore giuridico e legale. Ecco quindi che il governo dei documenti informatici deve fondarsi sull'adozione di regole, procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali.

A questo proposito le Linee Guida fornite da AGID presentano  tutte le indicazioni e le procedure  per offrire effettive garanzie di mantenimento delle caratteristiche dei documenti. La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possono continuare a essere letti e utilizzati, assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell'ambito dell'archivio dei soggetti produttori.

Le linee guida sono da intendersi come documento dinamico, sempre in fase di sviluppo, e perciò osservazioni e contributi possono essere inviati direttamente ad AgID tramite la casella di posta elettronica forum_conservatori@agid.gov.it.

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Valenzano, 14 dicembre 2015