Il Garante per la protezione dei dati personali ha elaborato una nuova versione delle "Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati". Lo scopo del nuovo documento è coniugare le esigenze di pubblicità e trasparenza con i diritti e le libertà fondamentali, nonché con il rispetto della dignità delle persone.

Le linee guida si presentano come un quadro organico e unitario di cautele e misure che le Pa devono adottare quando diffondono sui loro siti web dati personali dei cittadini e riguardano la pubblicazione di dati e documenti da mettere on line per finalità di trasparenza e gli obblighi di pubblicità degli atti amministrativi (es. pubblicazioni matrimoniali, deliberazioni sull'albo pretorio on line, avviso di deposito delle cartelle esattoriali etc.).

In estrema sintesi: sui siti on line della Pa solo dati esatti, aggiornati e indispensabili; vietato diffondere informazioni sulla salute; sì agli "open data", ma senza pregiudicare i diritti delle persone; garanzie per i più deboli.

Dunque, prima di mettere on line sui propri siti informazioni, atti e documenti amministrativi contenenti dati personali, le amministrazioni  devono verificare che esista una norma di legge o di regolamento che ne preveda l'obbligo. E' sempre vietata la pubblicazione di dati sulla salute e sulla vita sessuale. I dati sensibili (etnia, religione, appartenenze politiche etc.) possono essere diffusi solo laddove indispensabili al perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico. Occorre anche adottare misure per impedire la indicizzazione dei dati sensibili da parte dei motori di ricerca e il loro riutilizzo. Qualora le Pa intendano pubblicare dati personali ulteriori rispetto a quelli individuati nel decreto legislativo n.33, devono procedere prima all'anonimizzazione di questi dati, evitando soluzioni che consentano l'identificazione, anche indiretta o a posteriori, dell'interessato.

Sono definite anche alcune restrizioni per gli open data e il riutilizzo dei dati. Il principio di fondo è che l'obbligo previsto dalla normativa in materia di trasparenza on line della Pa di  pubblicare dati in "formato aperto", non comporta che tali dati siano anche "dati aperti" cioè liberamente utilizzabili da chiunque per qualunque scopo. Il riutilizzo dei dati personali non deve pregiudicare, anche sulla scorta della direttiva europea in materia, il diritto alla privacy. Le Pa dovranno quindi inserire nella sezione denominata "Amministrazione trasparente" sui propri siti web un alert con cui si informa il pubblico che i dati personali sono riutilizzabili  in termini compatibili con gli scopi per i quali sono raccolti e nel rispetto del norme sulla protezione dei dati personali. Ad esempio i dati sensibili e giudiziari non possono essere riutilizzati.

Il periodo di mantenimento on line dei dati è stato generalmente fissato in 5 anni dal decreto legislativo sulla trasparenza. Sono previste però alcune deroghe, come nell'ipotesi in cui gli atti producano i loro effetti oltre questa scadenza. In ogni caso, quando sono stati raggiunti gli scopi per i quali essi sono stati resi pubblici e gli atti hanno prodotto i loro effetti, i dati personali devono essere oscurati anche prima del termine dei 5 anni. Conseguentemente l'obbligo di indicizzare i dati nei motori di ricerca generalisti (es. Google) è limitato ai soli dati tassativamente individuati dalle norme in materia di trasparenza. Non possono essere indicizzati (e quindi reperibili attraverso i motori di ricerca) i dati sensibili e giudiziari.

In materia di compensi, non è giustificato riprodurre sul web le dichiarazioni fiscali o la versione integrale dei cedolini degli stipendi, dati non necessari per pubblicizzare il compenso complessivo percepito dai singoli dipendenti. Vi è invece l'obbligo di pubblicare la dichiarazione dei redditi di politici e amministratori, con l'esclusione di dati non pertinenti (stato civile, codice fiscale) o dati sensibili (spese mediche, erogazioni di denaro ad enti senza finalità di lucro etc.). Invece a tutela di fasce deboli, destinatarie di sovvenzioni o sussidi, sono previste limitazioni nella pubblicazione dei dati  identificativi.

Gli stessi principi, ovviamente, (rispetto dei principi di esattezza, necessità,  pertinenza e non eccedenza, permanenza on line limitata nel tempo dei dati personali) valgono per gli obblighi di pubblicità degli atti per finalità diverse dalla trasparenza.

Infine è necessario prevedere l'inserimento all'interno del documento di "dati di contesto" (es. data di aggiornamento, periodo di validità, amministrazione, numero di protocollo) ed evitare l'indicizzazione tramite motori di ricerca generalisti, privilegiando funzionalità di ricerca interne ai siti web delle amministrazioni.

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Valenzano, 3 luglio 2014