Emanate il 3 dicembre 2013, con due distinti decreti del Presidente del Consiglio dei ministri, entrano definitivamente in vigore  le regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici, dopo la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014 (Supplemento Ordinario n. 20). 

Le norme sono ora disponibili sul portale dell'Agenzia  nella sezione dedicata alla gestione dei procedimenti amministrativi.

Le nuove regole innovano il quadro normativo vigente, per alcuni versi ancora fermo al DPCM del 31 ottobre 2000,  per adeguarlo al nuovo contesto normativo, che prevede la trasmissione dei documenti non solo mediante l'utilizzo della posta elettronica, ma anche attraverso la PEC o in cooperazione applicativa basata sul Sistema Pubblico di Connettività e sul Sistema Pubblico di Cooperazione.

Per quanto attiene alla conservazione, sono apportate modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004, introducendo il concetto di "sistema di conservazione" che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.

L'intero impianto rinnova la gestione del documento informatico, rendendola efficacemente rispondente a quanto definito dal Codice dell'Amministrazione Digitale che sottolinea che esso è "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" e, alla luce delle evoluzioni che hanno riguardato questo ambito, lo classifica quale elemento indispensabile per la dematerializzazione dell'azione amministrativa.

Le regole tecniche accompagnano le diverse fasi della gestione documentale, a supporto alle amministrazioni, definendo nel dettaglio, in particolare negli allegati al decreto, le definizioni, i formati, gli standard, le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione, i metadati.

Scarica le regole tecniche -  Allegato 1 - Glossario - Allegato 2 - Formati - Allegato 3 - Standard e Specifiche tecniche - Allegato 4 - Specifiche tecniche pacchetto archiviazione - Allegato 5 - Metadati

Valenzano, 21 marzo 2014